용역 과업지시서

- Groundwater Korea 2018 행사 대행 용역 -

2018. 9

환     경     부

수 자 원 정 책 과

	〈 목 차 〉
Ⅰ. 과업의 개요 1 Ⅱ. 과업 세부 내용 2 Ⅲ. 과업수행지침 8 Ⅳ. 예정 공정표 13

Ⅰ. 과업 개요

□ 사업명 : Groundwater Korea 2018 행사 대행 용역

□ 목적

ㅇ 지하수관련 부처. 지자체, 학계, 업계 등이 모두 참여하는 지하수 행사(제10회) 개최로 지하수의 역할 및 중요성을 재조명

ㅇ 지하수의 중요성에 대한 대국민 홍보강화, 정보 공유, 지하수 이용 및  체계적 보전·관리의 균형을 통한 공공복리 증진에 기여

□ 사업기간 : 계약일~ 2018.12.7.

□ 사업예산 : 금 130,000천원(부가세 포함)

□ 사업 주요내용

가. 행사기간 : 2018년 11월 20일 ~ 11월 21일(2일간)

나. 참가인원 : 유관부처, 지자체, 학계, 업계 등 1,000여명

다. 행사장소 : 경기 일산 KINTEX(잠정)

라. 주요 사업내용

ㅇ 행사기획

- 프로그램 개발․구성

- 행사계획 수립, 발표자 선정․섭외

ㅇ 행사주최 및 관리

- 개회식, 특강 및 지하수 세미나(지하수 정책, 신기술 및 학술발표)

- 기업 홍보관 운영(홍보포스터, 팜플렛, 장비전시[eqn: {} ^{*}]) 등

* 장비전시는 대형 시추착정 장비 전시 계획

ㅇ 사후 평가(행사 결과보고서)

ㅇ 기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반 사항

Ⅱ. 과업 세부 내용

□ 일반사항

ㅇ 과업의 범위는「Groundwater Korea 2018」의 프로그램 개발 등의 행사기획과 행사준비 및 관리, 사후평가 단계로 구분되며 행사의 기획, 발표자 섭외 및 홍보, 행사 전반에 대한 사항은 수탁기관이 행사 실무준비를 수행하여 행사가 원활히 진행될 수 있도록 함

□ 주요업무

가. 행사 기획

1) 행사 총괄 기획 및 연출

ㅇ 본 행사에 민·관·학 지하수관련 많은 인원이 참여하여 성공적으로 진행될 수 있도록 행사기획 및 연출

ㅇ 행사 시나리오 작성․시행

- 개회식 식순을 포함하여 단계별 행동요령과 사회자의 발언내용 등을 상세히 작성

- 회의장 구성 및 운영, 참가자 등록, 홍보, 행사책자(포스터, 자료집 등) 제작·인쇄, 기념품, 행사준비 단계별 인력투입계획, 행사진행 시간 스케줄 및 스케줄별 준비사항 등

ㅇ 준비 진행상황의 점검을 위한 체크리스트, 일정표 구성

ㅇ 개회식 식순 구성 및 개회식 행사 준비

2) 행사등록, 개회식 및 행사진행 계획 수립

ㅇ 등록 및 발표자 관리, 인력 지원(행사장)

- 발표자 등록․관리, 명찰 디자인․제작 및 배부

- 발표자, 사회자 등 참석자 일정, 요청사항 등 제반사항 관리

- 등록(안내) 데스크 장비마련(프린터 등) 및 운영

ㅇ 안내표지판 등 행사 준비 및 진행

ㅇ 개회 프로그램 구성 및 사회자 진행 시나리오 작성

- 발표자 관리, 환영사, 개회사 작성 지원 등

- 본행사 분위기 유도를 위한 식전행사 계획

- 개회식 사회자 1인 및 특강 1회 준비

ㅇ 기타 행사 준비(무대, 음향, 영상효과 등) 및 진행

ㅇ 행사장 설치 및 좌석 배치 등 기획

- 행사장 설비 및 기자재 투입 계획 수립 및 조달

3) 전시장 및 세미나 계획 수립

ㅇ Groundwater Korea 2018 행사 세부사항은 수탁기관 선정 후 발주처와 협의하여 결정

ㅇ 행사 참석자(1,000명 이상) 수용가능한 행사장(개회식, 세미나, 전시회) 대관

ㅇ 전시장 세부 프로그램 운영계획 수립 및 운영

- 홈페이지 운영 및 지원

- 전시관 내 홍보시설(환경부 독립부스, 기업 부스* 체험존 등) 설치

* 기업부스는 45개소 이상 유치 및 설치

- 환경부 홍보전시물(모형 등) 운반 차량 지원

- 전시장 부스(기업홍보관) 및 장비(대형 시추착정 장비 등) 배치, 운영 등

- 주요 지점 동선 안내

- 실내 장식물(로비, 유도사인물 등), 무전기 임대(콘솔용 포함) 등

ㅇ 세미나 세부 프로그램 운영계획 수립 및 운영

- 세미나 Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ 프로그램 운영 계획 수립 및 인력지원

- 세미나 진행(일정 및 방법) 협조

- 홍보물(행사 안내 팜플렛, 세미나 책자 등), 기자재(노트북, 빔프로젝트, 마이크, 멀티탭 등) 설치

- 기타 사무용품(A4 용지, 필기도구, 클립, 포스트잇 등) 지원

- Coffee Break 운영(탁자 및 의자, 커피, 생수, 쿠키 등 다과 제공)

4) 홍보대책 마련․시행

ㅇ 홍보 관련 제작물 디자인, 제작․설치 및 관리 운영

- 포스터, 홍보 리플렛, 현수막, 배너 등 제작 및 홍보방안 마련 시행

- 기타 언론매체 홍보 및 광고 방안 등

ㅇ 행사 홈페이지 디자인 지원 및 운영 등 홍보방안 마련

ㅇ 행사를 돋보이게 할 수 있는 이벤트(사진전 등) 시행

나. 행사 준비 및 진행・관리

1) 행사준비

ㅇ 발표자‧토론자‧사회자 일정관리, 발표문 접수 및 상세 행사일정표 제작

- 발표자에 대한 원고입수 후 책자 인쇄 800부(200페이지) 등

ㅇ 시나리오 작성 및 각종 인쇄물, 명패 등 디자인, 제작, 인쇄

- 초청장(e-초청장 등) 제작 및 발송(디자인 시안 포함)

- 홍보물 또는 행사기념품(800개) 제작

- 회의장, 만찬장의 현수막 및 안내사인(내·외부 현수막, X-배너 및 안내판 등)

- 참가자 이름표, 명패 등 제작

ㅇ 회의장 설치(회의장 내 음향, 영상, 조명, 중계 시설 설치 등)

ㅇ 회의장 및 부대시설 등 배치계획 수립(프로그램별, 시간별 인력 배치)

- 회의장 등 주요시설 점검 및 장비관리 전문요원 상주 배치

ㅇ 각종 부대시설, 편의시설 등 행사참가자의 편의 제공을 위한 배치 계획

ㅇ 운영메뉴얼 작성, 행사전문인력, staff 섭외 및 교육 등

2) 행사 진행・관리

ㅇ 주요 인사 의전계획 수립․운영

- 티타임(테이블, 의자, 티 준비), 오찬 계획 등

ㅇ 행사진행 전반에 관한 사진촬영(단체 기념사진 포함)

ㅇ 안전관리, 사고대책 및 행사장 정리(전시장 철거, 폐기물처리 등)

ㅇ 지원인력 확보 등 행사지원 체계를 구성하여 원활한 행사 진행

다. 사후 평가

1) 결과보고서 작성 및 송부

ㅇ 계획서 내용에 대한 수행여부 및 결과보고서 작성

- 최종 참석자 리스트 작성

- 행사 추진 관련 사진, 언론 보도내용 취합 등 제출

- 각종 인쇄물 및 홍보물 원본파일 일체

- 주요 현장사진

행사 주요내용(요약)

구 분	세부내용	비고
1. 개회식 및 세미나
가. 등록 및 안내	▪ 등록데스크 장치 ▪ 등록용 장비(랩탑, 프린터) ▪ 안내데스크 장치 ▪ VIP 의전(티타임, 오찬 등) 및 편의 제공	▪ 행사참석자 1,000명 이상 수준
나. 행사장 구성	▪ 개회식 무대, 음향, 영상(빔프로젝터 등) 효과 등 ▪ 행사장 건물 내외부 장식물(통천, 현수막, 배너 등) 설치 ▪ 안정적인 전력 공급 ▪ 주요 동선계획 및 영접, 의전도우미
다. 식전행사	▪ 본 행사 분위기 유도를 위한 프로그램 운영 ▪ 출연자 섭외 및 관리 운영
라. 공식행사	▪ 공식행사 프로그램 구성 및 운영 ▪ 행사 참가자 동원 방안 마련 및 행사장 관리 ▪ 개회식 사회자 1인 및 특강 1회 ▪ 행사용품(코사지, 꽃장식, VIP음료 등) ▪ 실내장식물(로비, 유도사인물 등) ▪ 무전기 임대료(콘솔용 포함)
마. 세미나 운영	▪ 세미나 Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ 프로그램 운영 계획 수립 ▪ 기자재 설치 및 세미나 진행(일정 및 방법) 협조
2. 전시회
가. 전시회 구성	▪ 전시회 구성 및 운영 ▪ 전시회 부스(업체홍보관) 및 장비(대형 시추착정 장비 등) 배치, 운영 등 ▪ 전시관련 홈페이지 운영 및 지원 ▪ 전시관 내 홍보시설(환경부 독립부스, 기업부스, 체험존 등)설치 ▪ 환경부 홍보전시물(모형 등) 운반 차량 지원 ▪ 주요 지점 동선 안내
나. 운영방안	▪ 세부 프로그램 운영 계획 수립 및 운영
다. 행사장 대관	▪ 행사 참석자(1,000명 이상) 수용가능한 행사장(개회식, 세미나, 전시회) 대관
3. 기타
가. 홍보 관련	▪ 행사 홈페이지 운영 등 홍보방안 마련	▪ 아이디어 및 기념품 (제안)
나. 인쇄 출판물	▪ 초청장(e-초청장 등) 제작 및 발송(디자인 시안 포함) ▪ 발표자료집 800부(200페이지) 제작 ▪ 인터넷 행사홈페이지 디자인 지원
다. 제작물	▪ 참가자 기념품 제작·구매(800EA) ▪ 참가자 명찰 및 명패 제작
라. 휴게실	▪ 다과 및 음료, 탁자, 의자, 음료수대 조성 등 ▪ 휴게장소 설치 운영 등
마. 현장기록	▪ 행사중계 촬영 및 기록 편집 ▪ 사진 촬영 및 사진첩 제작
바. 이벤트	▪ 행사를 돋보이게 할 수 있는 이벤트(사진전 등) 시행
사. 행사총괄 및 교육	▪ 행사 실행계획 수립, 운영메뉴얼 작성, 행사전문인력, staff 교육 등
아. 기타	▪ 기업홍보관 참여업체 및 행사 운영요원 주차료 지원 등

Ⅲ. 과업 수행 지침

□ 행정 및 일반사항

가. 과업수행사항 보고

ㅇ 수탁기관은 계약체결 후 7일 이내에 착수계, 예정공정표, 과업수행자  명단 등 과업수행 계획을 제출하여야 한다.

ㅇ 발주처에서 과업 진행현황 보고 및 기타 과업 수행에 필요한 수시보고 사항을 요청할 경우 비정규산출물로 제출하여야 한다.

ㅇ 수탁기관은 과업수행내용과 관련하여 타 기관으로부터 자료의 협조 등을 요청 받았을 때에는 발주처에게 보고하여야 하며, 발주처의 의견에 따라야 한다.

ㅇ 수탁기관은 과업수행과정에 있어 프로그램 작성, 특강자・발표자 선정 등 주요결정 사항을 사전에 발주처와 협의하여야 한다.

나. 관련기관 협의

ㅇ 수탁기관은 과업수행 중 중요사안이나 관계기관과의 협의에 필요한 사항 등은 검토‧처리의견을 작성하여 발주처와 사전 협의하여야 한다.

다. 성과품의 제출

ㅇ 과업지시서에 의한 모든 성과품의 규격, 편집, 인쇄방법 등에 대하여는 사전에 발주처와 협의하여야 한다.

ㅇ 수탁기관은 과업지시서의 내용에 따라 다음 성과품을 제출함을 원칙으로 하되, 제출시기 및 제출부수, 제출방법 등은 사전에 발주처의 지시를 받도록 한다.

구 분	시 기	내 용	제출부수	비고
최종보고서(DVD포함)	준공일	전 과업내용	3부

라. 용역자의 의무

ㅇ 수탁기관은 최신 및 최선의 기술지식을 사용하여 일반적으로 통용되는 기준에 따라 계약의무를 이행하여야 하며, 의무수행에 있어서 모든 합당한 기술과 주의 및 근면한 자세로 임하여 발주처에 대해 최대한 이익을 도모한다.

ㅇ 수탁기관은 용역사업수행계획서에 명시된 용역기술자의 참여를 원칙으로 하며, 부득이한 사정으로 인원을 교체할 때는 발주처의 승인을 받아 동등 이상의 경험‧지식‧능력을 가진 자로 변경할 수 있다.

ㅇ 수탁기관은 발주처가 용역에 관련된 자료를 요청 시에는 조속한 기간 내에 제출하여야 한다.

마. 위반사항에 대한 조치

ㅇ 다음과 같은 행위가 발생하였을 때는 특별한 사유가 없는 한 계약 위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

- 계획공정에 비하여 현저하게 공정이 미달되거나 중간성과품이 미흡하여 계약기간 내 완료할 능력이 없다고 판단될 때

- 과업 수행 중 성실치 못하거나 제반 지시사항을 기간 내에 이행하지 않는 등 소기의 성과를 얻을 수 없다고 판단될 때

- 용역의 전부 또는 일부를 부당한 방법으로 하도급을 주었을 때

- 고의 또는 중대한 과실로 총사업비를 적정하게 산정하지 아니한 경우

바. 특허권의 사용

ㅇ 본 용역수행에 있어 제3자의 권리인 특허권 등을 사용할 때에는 수탁기관은 그 권리의 사용에 관한 비용부담 등 일체 책임을 져야 한다.

사. 과업지시서, 용역비의 변경 및 정산

ㅇ 수탁기관은 과업기간, 과업범위, 과업내용, 과업수행기관별 업무분담 등에 관한 종합적인 검토 결과 예산의 효율적인 집행과 용역성과의 극대화를 위하여 필요하다고 인정할 경우 발주처와 협의하여 과업지시서 및 용역비를 변경할 수 있다.

ㅇ 또한, 과업의 수행 중 다음 사항의 변동이 있을 때에는 예산의 허용범위 내에서 실제에 맞추어 용역비를 변경 할 수 있다.

- 발주처의 과업계획 변경이 있을 때

- 인쇄비 등 직접경비의 증감이 발생한 경우

- 기타 발주처가 필요하다고 인정할 때

ㅇ 경비는 실제 투입한 결과에 따라 예산범위 내에서 정산한다.

아. 과업보완에 대한 의무이행

ㅇ 본 과업 완료 이후에도 용역에 관련된 사항에 대하여 재검토, 보완이 필요할 때에는 별도의 용역비 청구 없이 재검토 보완하여 제출하여야 한다.

ㅇ 발주처의 승인, 협의를 거친 사항이라도 추후 계획상의 잘못이 발견된 경우에는 추가 용역비의 청구 없이 수탁기관의 책임하에 수정․보완한다.

ㅇ 용역수행 결과의 잘못으로 인하여 사업계획에 중대한 차질이 발생하였을 때에는 수탁기관은 이에 상응한 책임을 져야 하며, 발주처는 관계법령에 의한 조치를 취할 수 있다.

자. 보안사항의 준수

ㅇ 과업수행 대표자는 과업착수와 동시에 별도 보안대책에서 규정하는 소정의 서식에 의거 자필로 서명한 보안각서를 제출하고, 과업참여자에 대하여도 같은 방법으로 대표자의 책임하에 보안각서를 징구하여 과업착수 보고서와 동시에 제출하여야 한다.

ㅇ 보안사항의 누설과 관련 자료의 도난, 분실, 기타 손괴 등을 방지하고 제반 보안사항의 조치를 강구 또는 감독하기 위하여 과업수행자는 정․부 보안책임자를 지정․관리하여야 한다.

ㅇ 매월 1회 용역업체에 대한 보안대책의 이행여부 확인·점검, 보안준수사항, 위반 시 손해배상 책임 등 명시 및 보안대책을 강구하여야 한다.

ㅇ 과업수행 중 과업참여자를 교체할 경우에는 인계․인수를 철저히 하여 자료의 외부유출을 사전에 방지하여야 하며, 발주처의 확인을 받아야 한다.

ㅇ 과업참여자가 교체되거나 과업 참여자 이외의 자에게 부득이한 사정으로 성과품 등 관계 자료를 취급하게 해야 할 경우에는 반드시 보안각서를 징구 후 취급토록 하여야 한다.

ㅇ 보안이 요구되는 과업을 수행하는 경우에는 작업실을 제한구역으로 지정해 외부인의 출입을 금하도록 하여야 하며, 성과품 작업 시에는 참여인원을 최소화하여 업무를 수행하여야 한다.

ㅇ 본 과업수행과 관련된 자료는 본 과업 이외의 여타 목적을 위해 사용될 수 없으며, 발주처의 서면 승인 없이 타인에게 제공 또는 대여하거나 외부에 공개할 수 없다.

ㅇ 과업의 보안유지를 위해 자료 보관함은 별도로 비치하되, 비밀, 대외비 및 일반자료 보관함으로 구분하고, 자료 및 성과물의 중요도에 따라 비밀, 대외비 및 일반자료로 분류․관리하여야 한다.

ㅇ 성과물을 비밀 또는 대외비로 관리하여야 하는 사항은 적정 등급으로 생산하고, 특히 대외주의를 요하는 주요정책 문건에 대해서는 “대외주의” 대신 “대외비”로 생산․관리하여야 한다.

ㅇ 비밀 또는 대외비로 분류된 성과물을 인쇄하고자 할 경우에는 과업수행 감독관 입회하에 정부 비밀취급인가 업체에서 발간하여야 하며, 성과품에는 발간근거를 명시(업체명, 인가근거, 참여자, 발간일자)하고 원지․폐지 등을 완전 회수․소각하여야 한다.

ㅇ 기타 보안과 관련하여 과업지시서에 명시되지 않은 사항에 대해서는 환경부 보안업무시행세칙을 준수하여 과업을 수행하여야 한다.

차. 성과품의 소유

ㅇ 용역 수행과정에서 생산된 각종 조사자료 등 일체의 성과품은 발주처의 소유로 하고 용역완료와 동시에 발주처에게 제출하여야 하며, 발주처의 승인 없이 제3자에게 제공하거나 본 과업의 목적 이외에 사용할 수 없다.

ㅇ 용역수행으로 생산된 성과품의 저작권은 발주처 소유로 하며, 수탁기관은 저작권에 대한 권리를 주장할 수 없다.

□ 기타사항

ㅇ 본 용역 과정에서 상호간 이견이 발생할 시는 발주처와 협의하여 조정하되, 합의가 되지 않을 경우에는 발주처의 결정에 따른다.

ㅇ 용역계약 후 과업지시서에 수록된 내용 이외에 발주처의 각 시행부서나 관련 지자체의 행정기관이 보완, 요구하는 사항에 대해서도 적극 검토 반영한다.

ㅇ 추진과정에서 과업지시서상에 명시되지 않았거나 중요한 결정 또는 판단이 필요한 사항이 있을 경우에는 사전에 발주처와 협의하여 방침을 받도록 한다.

Ⅳ. 예정 공정표

ㅇ 본 과업의 주요업무는 행사기획과 연출, 개회식 및 전시장·세미나 운영, 홍보 등으로 구분되며 수탁기관이 행사 실무준비를 수행하여 행사가 원활히 진행될 수 있도록 함

과업일수 과업내용	10일	20일	30일	40일	50일	60일
1. 행사 총괄기획 및 연출
2. 개회식 및 행사진행 계획수립
3. 전시장 세부 운영계획 수립
4. 세미나 세부 운영계획 수립
5. 행사 시나리오 및 발표집 작성
6. 홍보대책 마련
7. 사후평가(결과보고서) 작성